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Lohnarbeit ist von gestern: Warum Firmen ohne Mitarbeiter es besser haben

Das Problem, das einige Startup-Leiter mit dem Outsourcing haben, ist die Abgabe der Kontrolle über die Arbeitstermine und  -Ergebnisse. Die Wirtschaftskrise ist aber eine gute Gelegenheit, um das Potential des Outsourcings genauer anzuschauen.

Im Jahr 2017 ist das angestellte Personal nicht mehr effektiv. Die Unternehmen finden es günstiger, an die Outsourcing-Teams auszulagern, anstatt neue Lohnarbeiter einzustellen. Die Firmen mit der konventionellen HR-Strategie und ausschließlich “in-house” Stellenangeboten finden sich am Rande des Abgrunds.

Die Firma braucht nur den CEO und das Kernteam, das die Arbeit der Outsourcing- und Freelance-Spezialisten koordiniert. Development, Design, Call-Zentrum, Marketing und andere Prozesse kann und soll man outsourcen.

Vorteile

Als Erstes senkt das Outsourcing Ihre Kosten. Mit dem Outsourcing bezahlen Sie das Resultat der Arbeit, und nicht die Stunden, die ihre Mitarbeiter im Büro verbracht haben. Keine bezahlte Urlaube, Krankenscheine, Mutterschaftsurlaube, usw. Außerdem brauchen Sie nicht, einen Arbeitsplatz einzurichten und daran denken, wie ein neuer Angestellter ins Team integrieren wird.

Ein Team zu outsourcen ist dasselbe wie einen neuen Programmer einzustellen. Mit einem gesunden Outsourcing-System sehen andere Angestellte den Outsourcing-Spezialisten als einen untrennbaren Teil der Firma an. Dabei beschäftigt sich die Firma nicht damit, neue Mitarbeiter zu suchen, sie zu trainieren und zu entlassen, und den Lohnsteuer zu zahlen. Durch das Outsourcen optimieren Sie Ihre Kosten.

Der zweite Faktor ist Leistung. Das Outsourcing macht es sehr einfach: wenn ein gutes Resultat gibt, gibt es Geld. Der menschliche Faktor ist hier komplett ausgeschlossen: keine Mitarbeiter mehr, die Aufgaben vergessen, krank werden, plötzlich in den Urlaub gehen, usw. Erledigt ein externer Dienstleister seine Arbeit nicht, bekommt er kein Geld.

Mit wenigen Ausnahmen, fehlt es einem festangestellten Mitarbeiter an Motivation, gute Arbeit zu tun und sich kontinuierlich zu verbessern. Alle Motivations- und Leistungsmanagementsysteme haben einen temporären Effekt. Ich, z.B., bin davon überzeugt, dass ein Mitarbeiter nicht zu motivieren. Entweder will er dem Unternehmen nützlich sein, oder nicht. Das kann – und soll – man nicht ändern.

Der dritte Vorteil ist Flexibilität und Skalierbarkeit. Das Outsourcing bieten Ihnen praktisch unendliche Skalierungsmöglichkeiten an. An Outsourcing- und Freelance-Spezialisten sollen Sie die Kernaufgaben und die Aufgaben, die auf Geschwindigkeit und Effektivität der Monetarisierung Ihres Produktes keinen Einfluss haben, auslagern. Wenn Sie sich auf Development spezialisieren, dann sollen sie ein Kernteam der Programmer im Büro haben und alle anderen Aufgaben (außer Architektur) auslagern. Wenn Sie einen immer größeren Strom der Aufgaben bekommen, kann es sich durchaus lohnen, einige Projekte und Abläufe an externe Dienstleister zu vergeben. Es macht mehr Sinn, als immer neue Mitarbeiter anzuwerben.

Wir auch haben einige Aufgaben und Prozesse schrittweise ausgelagert . Am Anfang 2016 hatten wir 150 festangestellte Mitarbeiter. Das ist ein typischer Fehler vieler Startups: Man denkt, dass ein großer Personalbestand eine höhere Leistung sichert und Wachstum fördert. Unser Unternehmen wuchs aber zu schnell und kostenintensiv, und das war nicht gut. In diesem Fall braucht die Firma ständige Investitionen, um ihre massiven Geschäftskosten zu bedecken. Nachdem wir den Großteil des Developments, Vertrieb, Content, teilweise Call-Zentrum, PR, und andere Prozesse ausgelagert hatten, könnten wir unseren Lohnfonds mehr als fünffach reduzieren.

Ein weiterer Vorteil des Outsourcings ist die Zusammenarbeit mit erfahrungsreichen und fachkundigen Unternehmern. Verlässliche Spezialisten arbeiten in Teams von zwei bis fünf Personen.  Das bedeutet, dass der Team-Führer die Experten gefunden, die Arbeit organisiert, die Prozesse optimiert und die Kunden gewonnen hat. Um all das zu schaffen, braucht man Verantwortlichkeit, Selbstdisziplin, und Selbstorganisation. Wenn es um geschäftliche Angelegenheiten geht, würde ich einen Unternehmer einem Abteilungsleiter vorziehen.

Und schließlich hat ein Outsourcing-Team eine größere Erfahrung in einem bestimmten Bereich. Das Fachteam, das täglich mit ähnlichen Aufgaben zu tun hat und eine große Menge Cases behandelt, ist in seinem Fach viel  besser als ein oder mehrere Generalisten.

Herausforderungen

Eine gesunde Outsourcing-Beziehung erfordert eine Menge Disziplin und Selbstorganisierung. Es dauerte fünf Jahre, bis ich dieses System einrichten konnte.  Wir auch haben Fehler gemacht, z.B. beim Vernetzen, bei der Arbeitsorganisation, usw. Beispielweise fiel es uns schwer, das Arbeitstempo des Personals und der Outsourcing-Spezialisten zu koordinieren. Mit der Zeit lernten wir, besser zusammenzuwirken.

Noch ein wichtiger Tipp: Entlohnung nur nachdem die Arbeit erledigt ist. Wir wurden von einer Menge fahrlässige Auftragnehmer reingelegt. Natürlich bekamen sie kein Geld. Vorschüsse gebe ich nur bewährten Leuten.

Es ist wichtig, dass Sie soviel wie möglich Prozesse automatisieren. Unsere Aufgaben werden in Redmine (das Cloud-Service für Ablaufplanung — Forbes) eingetragen und sortiert, damit ich sehen kann, welche Aufgaben erledigt sind, welche momentan erfüllt werden, und welche festgefahren sind.

Bedenken Sie, dass einen guten Outsourcing-Spezialisten ist schwieriger zu finden als einen festangestellten Mitarbeiter. Nach der negativen Erfahrung mit dem Outsourcing, treffen einige Unternehmer die Entscheidung, mit Experimenten aufzuhören und einfach einen neuen Mitarbeiter anzuwerben.

Ausland vs. Russland

Nach der Einschätzung der Moody-Agentur, werden mehrere europäischen Firmen ihr Einkommen in den Jahren 2017-2018 durch das Outsourcen vermehren. Im Gegensatz zuRussland gewinnt das Pay-for-Performance-Model mehr Anfang auf den europäischen Märkten.

In jedem Unternehmen (und globale Firmen sind keine Ausnahme) besteht das Kernteam aus 10-15 Schlüsselmitarbeitern. Die sind für die Existenz der Marke und den Geldfluss unentbehrlich. Andere Prozesse können problemlos ausgelagert werden.

Auf welche Aktivitäten konzentrieren sich solche erfolgreiche Firmen wie Nike, Adidas und Converse?  Ihr Fokus liegt auf Marketing, Distribution, Vertriebsmanagement und technische Expertisen. Herstellung wird ausgelagert. Für Reiseunternehmen ist das die hocheffektive Strategie, die Selbstkosten der Produktion durch billige ausländische Arbeitskraft deutlich abbaut. Außerdem erlaubt es Firmen, sich auf ihre grundsätzlichen Aufgaben zu fokussieren.

Seit mehr als 25 Jahren erzeugt die Firma NIKE Turnschuhe überall in Asien und einstellt über 500,000 Arbeiter. Ihre Outsourcing-Strategie besteht in der Zusammenarbeit mit Auftragnehmern weltweit. Der Großteil der Turnschuhe wird in China, Indonesien und Vietnam hergestellt. Auch gibt es Schuhfabriken in Italien, den Philippinen, Taiwan und Südkorea. Dabei handelt es nicht um ständig wechselnde Auftragnehmer. Viele von ihnen führen ihre Geschäfte exklusiv mit Nike.

Das innovative Gadget-Design was immer die Kernkompetenz von Apple. Produktion und Zusammenbau wurden ausgelagert. Bis zu 2009 herstellten Samsung Electronics и Foxconn den Löwenteil der Apple-Produkte. Dazu lagert der amerikanische Riese einen großen Teil seiner Produktionsprozesse an Indien aus.

Also haben sogar kleine Unternehmen eine Möglichkeit, von der Erfahrung der globalen Firmen zu profitieren. Was hält russische Firmen davon ab, ein gutes Developer-Team in Regionen oder, z.B., in Belarus zu suchen? Warum sperren sie sich gegen das Outsourcing?

Meiner Meinung nach, haben die meisten Firmenleiter Angst davon, die Kontrolle über den ganzen Umfang der Arbeitsprozesse und den Einfluss auf die Situation zu verlieren. Sie befürchten sich von einem unerwarteten Ergebnis. Das Team entfernt zu führen ist eine Herausforderung.

Viele missverstehen das Outsourcing als eine Agentur, die sich mit einmaligen Aufträgen beschäftigt. In Wirklichkeit arbeiten diese Menschen ständig mit Ihnen zusammen. Sie haben denselben Arbeitsplan und Sprints (wenn es um Development handelt) und bleiben im ständigen Kontakt mit Ihrem Kernteam. Unsere Kernteam und Outsourcing-Team, beispielweise, verwenden beide die Agile-Methode und erfüllen während eines Sprints eine bestimmte Menge von Aufgaben, die uns näher ans Endprodukt bringen.

Dazu fehlt es den Unternehmern an Erfahrung, ein wirksames Outsourcing-System aufzubauen. Für russische Firmen ist das Auslagern eine ziemlich neue Zusammenarbeitsform, daher Kommunikationsschwierigkeiten, keine klare Aufgabenverteilung und enttäuschende Resultate.

Andererseits, löst jede Wirtschaftskrise ein vermehrtes Interesse für das Outsourcing aus.  In den Jahren 1998, 2008 und in der letzten Zeit hat sich die Situation stark verändert. Um ihre Kosten zu optimieren, müssen immer mehr Firmen ihre Nebenprozesse auslagern.

Die wichtigste Schlussfolgerung lautet: Wenn sie sich um ein robustes und allmähliches Wachstum ihres Unternehmens kümmern, sollten sie das Outsourcing in Erwägung ziehen. Mit Vertrauensbeziehungen zu Ihrem Outsourcing-Team und effektivem Management, können Sie Ihr Budget sparen und ihre Leistung steigern.